Polityka korzystania z AI w firmie (ChatGPT, Copilot): co w niej zapisać

Żaden przepis nie wymaga od każdej firmy dokumentu zatytułowanego „Polityka korzystania z AI”, na co zwraca uwagę także PARP. Obowiązki istnieją jednak niezależnie od nazwy dokumentu i to one sprawiają, że spisane zasady się opłacają.

Pierwszy obowiązek wynika z AI Act. Art. 4 stosuje się od 2 lutego 2025 r., a w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2026/1744, obowiązującym od 27 lipca 2026 r., wymaga od firm stosujących systemy AI środków wspierających rozwój kompetencji w zakresie AI wśród personelu. Przepis wprost mówi, że nie chodzi o zapewnienie określonego poziomu kompetencji każdej osoby. Firma, której pracownicy używają ChatGPT lub Copilota w pracy, jest co do zasady podmiotem stosującym, bo AI Act wyłącza tylko użycie w ramach osobistej działalności pozazawodowej. W razie wątpliwości co do roli firmy warto skonsultować się z prawnikiem.

Drugi wynika z RODO: osoby działające z upoważnienia administratora mają przetwarzać dane osobowe wyłącznie na jego polecenie (art. 32 ust. 4), w zakresie niezbędnym (art. 5 ust. 1 lit. c). Trzeci dotyczy tajemnicy przedsiębiorstwa: informacje mają taki status tylko wtedy, gdy firma z należytą starannością podjęła działania, by utrzymać je w poufności (art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). Jasna reguła, czego nie wpisywać do zewnętrznych narzędzi, jest jednym z takich działań.

Sam zakaz rzadko rozwiązuje problem. PARP opisuje shadow AI, czyli korzystanie z narzędzi AI w pracy bez wiedzy i zgody przełożonych lub działu IT, i wskazuje, że zbyt długie oczekiwanie na akceptację narzędzia może popychać pracowników do nieautoryzowanego użycia.

Polityka ma być dokumentem, który pracownik przeczyta w kwadrans i do którego wróci, gdy nie jest pewien.

Najprostsza reguła dla pracowników to podział informacji na grupy oznaczone kolorami, jak światła drogowe. Granica zależy od tego, czy narzędzie działa na koncie firmowym z umową chroniącą dane.

Usunięcie imienia i nazwiska nie zawsze wystarcza. PARP zwraca uwagę, że inne szczegóły mogą pozwolić zidentyfikować osobę albo projekt, dlatego reguła powinna obejmować także tajemnicę przedsiębiorstwa i zobowiązania wobec klientów, a nie tylko dane osobowe.

Zanim pozwolisz wpisywać materiały klientów nawet do narzędzia firmowego, sprawdź umowy z nimi. Umowa może zakazywać przekazywania poufnych materiałów podmiotom trzecim, a dostawca AI jest podmiotem trzecim.

Zasady przechowywania i wykorzystania danych różnią się między usługami i planami, więc decyzję podejmujesz dla konkretnej wersji narzędzia, a nie dla marki.

UODO opublikował listy pytań dla firm korzystających z gotowych narzędzi AI. W wersji dla MŚP wskazuje, że przed użyciem narzędzia na danych klientów lub pracowników firma potrzebuje umowy z dostawcą, podstawy przetwarzania, informacji dla osób, których dane dotyczą, i wiedzy, gdzie dane są przechowywane. Lista nie jest wiążącą wykładnią, ale porządkuje rozmowę z dostawcą.

Przy asystencie wbudowanym w pocztę i dokumenty sprawdź też, do jakich plików będzie miał dostęp, i najpierw uporządkuj uprawnienia do folderów.

Kupuj i loguj się tylko przez oficjalną stronę lub aplikację dostawcy, wpisując jej adres samodzielnie, a nie klikając link z wiadomości o rzekomym problemie z płatnością.

Narzędzia AI potrafią w przekonującej formie przywołać nieistniejący przepis albo pomylić liczby. Jeśli pracownik użyje takiego wyniku bez sprawdzenia, skutki ponosi firma. Polityka powinna wskazać, które treści sprawdza druga osoba, np. oferty, umowy i odpowiedzi na reklamacje.

Od 2 sierpnia 2026 r. stosuje się art. 50 AI Act. Firma, która za pomocą AI tworzy lub przerabia deepfake, czyli obraz, dźwięk albo wideo przypominające istniejące osoby, przedmioty, miejsca lub zdarzenia, które odbiorca mógłby niesłusznie uznać za prawdziwe, musi ujawnić, że treść jest sztucznie wygenerowana lub zmanipulowana. Tekst publikowany, by informować społeczeństwo o sprawach leżących w interesie publicznym, też wymaga takiej informacji, chyba że przeszedł weryfikację przez człowieka lub kontrolę redakcyjną, a ktoś ponosi za niego odpowiedzialność redakcyjną.

Granica między ilustracją a deepfakiem nie zawsze jest oczywista. Prościej zapisać, że materiały przedstawiające realne osoby lub zdarzenia, wygenerowane albo istotnie zmienione przez AI, zawsze oznaczamy, a wątpliwości konsultujemy z prawnikiem.

Niektórych zastosowań nie powinien uruchamiać pojedynczy pracownik, nawet w zatwierdzonym narzędziu. Systemy AI przeznaczone do rekrutacji, oceny kandydatów, decyzji o awansie lub zwolnieniu oraz oceny wydajności są w AI Act systemami wysokiego ryzyka (załącznik III pkt 4). Obowiązki dla nich stosuje się od 2 grudnia 2027 r., a pracodawca będzie musiał m.in. uprzedzić pracowników i ich przedstawicieli o użyciu takiego systemu (art. 26 ust. 7).

Czy wklejanie CV do ogólnego asystenta AI czyni z niego system wysokiego ryzyka, to pytanie do prawnika. Polityka powinna po prostu wymagać zgody przed każdym użyciem AI w sprawach kadrowych. Część praktyk jest zakazana już dziś: od 2 lutego 2025 r. nie wolno używać AI do wyciągania wniosków o emocjach osób w miejscu pracy, poza względami medycznymi lub bezpieczeństwa.

Gdy przetwarzanie, zwłaszcza z użyciem nowych technologii, z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko dla ludzi, RODO wymaga wcześniejszej oceny skutków dla ochrony danych (art. 35). UODO w liście dla MŚP zaznacza, że przy rekrutacji, ocenie pracowników, danych wrażliwych albo przekazywaniu danych poza EOG sama lista nie wystarczy i trzeba sięgnąć po rozszerzoną listę pytań albo wsparcie specjalisty.

Polityka złożona z samych zakazów zniechęca do przyznania się do błędu. Lepiej opisać prostą ścieżkę postępowania i jasno powiedzieć, że szybkie zgłoszenie jest oczekiwane, a nie karane.

Czy zdarzenie wymaga zgłoszenia, zależy od okoliczności. Ocenę prowadzi firma jako administrator danych, z udziałem inspektora ochrony danych, jeśli go wyznaczyła. Jeśli nie, ustal z wyprzedzeniem, do kogo zwracasz się po poradę prawną.

Najpierw ustalasz, z czego zespoły już korzystają, potem decydujesz, a na końcu szkolisz.

Pracownik ma stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy i zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 100 Kodeksu pracy). Spisana polityka pokazuje, co to oznacza w pracy z AI. Formę jej wprowadzenia (zarządzenie, regulamin, polecenie służbowe) uzgodnij z prawnikiem.

W szkoleniu uwzględnij drugą stronę AI. ENISA wskazuje, że przestępcy używają modeli językowych m.in. do dopasowanych wiadomości phishingowych na dużą skalę, a NASK ostrzega, że do podrobienia głosu wystarczy kilka sekund nagrania. Nietypowe polecenia, np. pilnego przelewu, potwierdzaj więc innym kanałem, dzwoniąc na znany numer.

AlgorSec pomaga przygotować politykę korzystania z AI, sprawdzić narzędzia przed zatwierdzeniem i przeszkolić zespoły. Kwalifikację prawną zastosowań zostawiamy prawnikom.